工资记录可作为书面记录，可以在税务审计、员工投诉或诉讼期间保护您的公司。 员工可以访问自己的工资记录来核实信息（22 个州有此要求）。他们可以纠正错误或向公司通报任何变化。 工资记录包含可以帮助您完成商业财务文件和纳税申报表的信息。 雇主必须保存哪些工资记录项目？ 以下是一些常见的工资记录项目及其存储要求： 所有个人和就业记录 （终止合同后一年内） 1 年 绩效加薪和薪资等级 2 年 员工文件： 聘用文件 9号州际公路 时间卡 员工手册 家庭和医疗休假法 终止 福利计划参与者 3 年 工资单文件： 工资表 薪酬和福利信息 工资单 W-4 表格 付款或雇佣纠纷文件 4 年 与积极退休计划和员工福利计划相关的文件 无限期 其他最佳实践和机构记录存储要求包括： 公平劳动标准法案 (FLSA) 记录存储要求 《公平劳工标准法》要求企业保留工资记录和员工信息，作为最低工资、加班费、同工同酬和童工法合规的证明。
所有非豁免工人和受最低工资保护的员工都应保留记录。存储的文件可以是纸质或电子形式。 您需要保留基本信息，包括： 个人员工信息 工资率以及加班费 预扣和扣除（涉及总工资和净工资） 以上记录至少应保 泰国电报数据 存三年（有些仅要求两年）。 提示 如果您的员工属于特定类别，例如豁免员工或获得免费住房或补习教育的员工，请考虑咨询法律支持服务。 IRS 工资记录存储要求 出于税务原因，美国国税局要求公司保存当前员工工资记录至少四年。
因此，您用于跟踪员工工资和工资税的所有表格都应保留，包括最新的 W-4 表格以显示预扣税款。 以下信息需符合 IRS 工资记录要求： 雇主识别号 (EIN) 工资、年金和养老金支付（金额和日期） 报告的员工小费和分配的小费金额 支付的实物工资的公平市场价值 员工个人信息，例如全名、家庭住址、社会安全号码和职业 每位员工的开始日期（以及结束日期，如果适用） 病假工资、工伤赔偿和伤残保险信息 员工福利和费用报销 家庭假税收抵免 工作机会税收抵免 雇主和雇员缴纳的社会保障税 退休计划记录存储要求 如果您的公司参与了退休计划，您必须保留最新的记录簿，以防 IRS 审计。